Jeśli szukasz najlepszego programu księgowego dla małej firmy w UK, to powiem wprost: w 2026 roku większość osób wybiera między Xero, QuickBooks i FreeAgent, a czwartą opcją jest Sage. Xero, QuickBooks i FreeAgent są gotowe na MTD for Income Tax. Najtańszy w standardowym cenniku jest QuickBooks dla sole tradera (£10/mies.), Xero to program, którego sam używałem i który dla mnie był bardzo prosty, a za darmo możesz mieć FreeAgent, jeśli masz konto w NatWest, RBS, Ulster Bank albo Mettle.
Poniżej mój ranking programów księgowych z cenami, wadami i podpowiedzią, dla kogo który. Ceny są bez VAT i bez promocji, stan na październik 2026.
Dlaczego w ogóle potrzebujesz programu księgowego w 2026
Jeszcze kilka lat temu wielu sole traderów w UK prowadziło rozliczenia w Excelu albo w zeszycie i raz w roku wysyłało Self Assessment. To się zmienia.
Od 6 kwietnia 2026 działa Making Tax Digital for Income Tax (MTD ITSA). Jeśli Twój przychód z samozatrudnienia i najmu (turnover, czyli przed kosztami) przekroczył £50,000 w roku 2024/25, musisz prowadzić ewidencję cyfrowo i co kwartał wysyłać do HMRC podsumowanie z oprogramowania. Kolejne progi to £30,000 od kwietnia 2027 i £20,000 od kwietnia 2028. Szczegóły masz na gov.uk i w moim poradniku Making Tax Digital 2026.
Firmy zarejestrowane do VAT i tak są w MTD for VAT. Czyli program księgowy to dziś nie gadżet, tylko narzędzie, bez którego HMRC po prostu nie przyjmie Twoich danych.
Ranking programów księgowych – tabela
Najpierw szybkie porównanie. Ceny z cenników dostawców, bez VAT (przy QuickBooks strona tego nie precyzuje), stan na październik 2026.
| Miejsce | Program | Najtańszy plan | Plan dla Ltd (typowy) | MTD for Income Tax | Za darmo? |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Xero | Ignite £18/mies. | Grow £39/mies. | tak, wszystkie plany | nie |
| 2 | FreeAgent | Sole trader £19/mies. | Ltd £33/mies. | tak (plan sole trader) | tak, z kontem NatWest/RBS/Ulster/Mettle |
| 3 | QuickBooks | Sole Trader Plus £10/mies. | Essentials £38/mies. | tak, wszystkie plany | nie (30 dni próbne) |
| 4 | Sage Accounting | Start £20/mies. | Standard £43/mies. | MTD for VAT; pod ITSA osobny Sage Sole Trader (wg źródeł wtórnych) | nie |
Promocje w październiku 2026: Xero, QuickBooks i Sage dają -90% przez 6 miesięcy (Xero tylko dla pierwszej organizacji), FreeAgent -50% na start. Zwróć uwagę na cenę po promocji, bo to ona będzie Cię kosztować przez kolejne lata.
Kolejność jest moja i subiektywna. Xero jest pierwszy, bo go używałem i wiem, jak się w nim pracuje. Gdybyś miał konto w NatWest albo Mettle, FreeAgent wskakuje u Ciebie na pierwsze miejsce, bo nic nie kosztuje.
1. Xero – program, którego używałem
Xero to program, którego sam używałem do księgowości. Uczciwie: nie będę Ci opowiadał o funkcjach, z których nie korzystałem. Powiem tylko to, co wiem z pierwszej ręki – dla mnie był bardzo prosty w obsłudze.
Ceny (bez VAT, stan na październik 2026):
- Ignite – £18/mies.
- Grow – £39/mies.
- Comprehensive – £55/mies.
- Ultimate – £70/mies.
Według strony Xero wszystkie plany są „MTD for Income Tax ready”. Promocja: -90% przez 6 miesięcy, ale tylko dla pierwszej organizacji na koncie.
Plusy:
- dla mnie był prosty w obsłudze (to moje osobiste wrażenie, bez porównania z innymi programami),
- gotowy na MTD w każdym planie,
Minusy:
- najtańszy plan jest droższy niż u QuickBooks,
- przy rozwoju firmy szybko przeskakujesz na Grow za £39, a to już konkretny koszt,
- nie ma darmowej wersji „z bankiem”, jak FreeAgent.
Dla kogo: dla osób, którym zależy na prostej obsłudze, i dla małych Ltd współpracujących z księgowym.
2. FreeAgent – najlepszy, jeśli masz konto w NatWest albo Mettle
FreeAgent ma w tym rankingu wyjątkową pozycję, bo możesz go mieć za darmo. Warunek: konto firmowe w NatWest, RBS lub Ulster Bank (sole trader, Ltd, partnerstwo) albo w Mettle (sole trader i Ltd, minimum jedna transakcja w miesiącu). Tak podaje sam FreeAgent na stronie z cenami.
Ceny standardowe (bez VAT, stan na październik 2026):
- Sole trader – £19/mies. (rocznie £190)
- Partnership/LLP – £27/mies. (rocznie £270)
- Ltd – £33/mies. (rocznie £330)
Promocja: -50% przez pierwsze 6 miesięcy lub pierwszy rok, w zależności od wariantu płatności.
Plan dla sole tradera obejmuje MTD for Income Tax, czyli kwartalne aktualizacje i roczne zeznanie. FreeAgent jest na liście oprogramowania uznanego przez HMRC.
Plusy:
- za darmo przy koncie w NatWest, RBS, Ulster Bank lub Mettle,
- osobne plany pod sole tradera, partnerstwo i Ltd – płacisz za to, czego potrzebujesz,
- pełna obsługa MTD ITSA w planie dla sole tradera.
Minusy:
- bez konta w tych bankach to już normalny wydatek, podobny do Xero,
- Mettle ma swoje ograniczenia – według strony Mettle to konto dla firm z maksymalnie dwoma właścicielami, z siedzibą w UK i właścicielami będącymi rezydentami podatkowymi UK.
Jeśli wybierasz właśnie konto firmowe, zajrzyj do mojego porównania kont bankowych dla firmy. Darmowy FreeAgent to realny argument przy wyborze banku.
Dla kogo: dla sole traderów i małych Ltd, które mają (albo mogą założyć) konto w NatWest, RBS, Ulster Bank lub Mettle.
3. QuickBooks – najtańszy start dla sole tradera
QuickBooks ma w cenniku najniższą cenę wejścia. Z tego, co widzę na stronie, plany wyglądają tak (stan na październik 2026):
- Sole Trader Plus – £10/mies.
- Simple Start – £16/mies.
- Essentials – £38/mies.
- Plus – £56/mies.
- Advanced – £123/mies.
Uwaga: strona QuickBooks nie mówi jasno, czy to ceny z VAT, czy bez. Sprawdź to przy zakupie.
Według QuickBooks wszystkie plany są „MTD for Income Tax ready” i „HMRC-recognised”. Na start masz do wyboru -90% przez 6 miesięcy albo 30 dni za darmo.
Plusy:
- najtańszy plan dla sole tradera w tym zestawieniu,
- szeroka drabinka planów – od jednoosobowej działalności po większą firmę,
- gotowy na MTD w każdym planie.
Minusy:
- przy pięciu planach łatwo przepłacić za funkcje, których nie potrzebujesz,
- niejasność co do VAT w cenach,
- plan Advanced za £123 to już poziom, który dla małej firmy rzadko ma sens.
Dla kogo: dla sole traderów, którzy chcą jak najtańszego, uznanego przez HMRC programu, i dla firm, które planują rosnąć w obrębie jednego systemu.
4. Sage – znana marka, ale mniej oczywisty wybór dla małej firmy
W ofercie online Sage Accounting ma trzy plany (bez VAT, stan na październik 2026):
- Start – £20/mies.
- Standard – £43/mies.
- Plus – £59/mies.
Sage opisuje Accounting jako „Making Tax Digital ready” w kontekście VAT, a plan Start kieruje do sole traderów zarejestrowanych do VAT. Promocja: -90% przez 6 miesięcy albo miesiąc gratis.
Pod MTD for Income Tax Sage ma osobny produkt – Sage Sole Trader. Według źródeł wtórnych (porównywarek, nie samego Sage) kosztuje orientacyjnie około £7/mies. + VAT i ma też wersję darmową z limitami. Tych danych nie potwierdziłem na stronie Sage, więc traktuj je ostrożnie.
Plusy:
- osobny produkt pod sole traderów i MTD ITSA,
- promocja -90% na start.
Minusy:
- oferta jest mniej przejrzysta niż u konkurencji – dwa produkty, różne grupy docelowe,
- najtańszy plan Accounting jest droższy niż u QuickBooks i Xero,
- dla sole tradera bez VAT nie jest to pierwszy wybór, o ile nie wybierzesz Sage Sole Trader.
Dla kogo: dla firm zarejestrowanych do VAT albo dla osób, których księgowa pracuje właśnie w Sage.
A co z darmowymi opcjami w aplikacji banku?
Nie każdy potrzebuje pełnego programu księgowego. Jeśli jesteś sole traderem z prostą działalnością, zobacz też opcje wbudowane w konta firmowe:
- Monzo Business Lite – darmowy plan, który według Monzo „składa bezpośrednio do HMRC” i jest gotowy na MTD.
- ANNA – według cennika ANNA składanie MTD ITSA jest za darmo w każdym planie (plan Free kosztuje £0).
- FreeAgent z NatWest/RBS/Ulster/Mettle – opisany wyżej.
To deklaracje dostawców, nie moje testy. Dla bardzo prostej działalności mogą wystarczyć. Gdy dochodzą faktury, VAT, wydatki do kategoryzowania i współpraca z księgową, pełny program zwykle się opłaca.
HMRC ma też oficjalną wyszukiwarkę oprogramowania zgodnego z MTD for Income Tax. Warto tam zajrzeć przed decyzją – są w niej również produkty darmowe z limitami.
Jak wybrać program księgowy – moje kryteria
Zamiast pytać „który jest najlepszy”, zadaj sobie pięć pytań.
1. Czy obowiązuje Cię MTD?
Jeśli jesteś sole traderem z przychodem powyżej progu, program musi obsługiwać MTD for Income Tax, a nie tylko MTD for VAT. Xero, QuickBooks i FreeAgent (plan sole trader) to robią. U Sage szukaj produktu Sole Trader.
2. Jakie masz konto w banku?
Konto w NatWest, RBS, Ulster Bank albo Mettle oznacza darmowy FreeAgent. To £190–£330 rocznie różnicy, zależnie od planu (ceny standardowe bez VAT).
3. W czym pracuje Twoja księgowa?
To często przesądza sprawę. Jeśli Twoja księgowa lub księgowy pracuje w Xero, a Ty wybierzesz Sage, ktoś będzie musiał się dostosować – i zwykle zapłacisz za to w godzinach. Więcej o współpracy z księgową piszę we wpisie księgowa do MTD.
4. Jak wygląda cena po promocji?
-90% przez 6 miesięcy wygląda świetnie, ale policz koszt na 2–3 lata. Na przykład Xero Grow to £39 × 12 = £468 rocznie bez VAT po zakończeniu promocji.
5. Czy jesteś sole traderem, czy masz Ltd?
Ltd potrzebuje więcej – bilansu, rozliczenia Corporation Tax, często payrollu. Dla sole tradera wystarczą zwykle najtańsze plany. Jeśli dopiero się zastanawiasz nad formą działalności, przeczytaj self-employed czy Ltd.
Najczęstsze błędy przy wyborze programu
Oto typowe pomyłki, na które warto uważać.
Wybór po samej promocji. Sześć miesięcy za 10% ceny kusi, ale po promocji płacisz pełną kwotę. Przenoszenie danych do innego programu po roku to więcej zachodu niż oszczędność.
Za duży plan na start. Sole trader bez VAT i bez pracowników rzadko potrzebuje planu z payrollem czy wieloma walutami. Zacznij od najtańszego planu, który obsługuje MTD, i przejdź wyżej, gdy faktycznie czegoś zabraknie.
Pomylenie MTD for VAT z MTD for Income Tax. Program „MTD ready” nie zawsze znaczy to samo. Jeśli jesteś sole traderem w MTD ITSA, upewnij się, że program wysyła kwartalne aktualizacje i roczne zeznanie, a nie tylko deklaracje VAT.
Brak połączenia z bankiem. Cała wygoda programu bierze się z automatycznego pobierania transakcji. Przed zakupem sprawdź, czy Twój bank jest obsługiwany.
Odkładanie wszystkiego na koniec kwartału. Program nie zrobi za Ciebie porządku w paragonach. Kwadrans w tygodniu oszczędza nerwy przed terminem 7 sierpnia, 7 listopada, 7 lutego i 7 maja.
Moja rekomendacja w jednym akapicie
Jeśli masz konto w NatWest, RBS, Ulster Bank lub Mettle – bierz FreeAgent, bo jest za darmo i obsługuje MTD. Jeśli nie i cenisz prostą obsługę – Xero: sam go używałem i dla mnie był bardzo prosty. Jeśli liczy się każdy funt – QuickBooks Sole Trader Plus za £10. Sage wybierz, gdy Twoja księgowa w nim pracuje albo gdy zależy Ci na tej konkretnej marce.
I jeszcze jedno: każdy z tych programów da się przetestować na promocji. Zanim zapłacisz pełną cenę, wprowadź kilka prawdziwych faktur i zobacz, czy czujesz się w nim swobodnie. To lepszy test niż jakikolwiek ranking, łącznie z moim.